Хранение и организация документов

Бумажный беспорядок занимает много времени и энергии в нашем доме, поэтому мы бы выделили целую неделю для борьбы с ним и создания в доме организованной системы хранения документов, фото, счетов и почты.

Результаты этой недели по организации документов могут быть следующими:

- Никаких столешниц и плоских поверхностей, покрытых стопками бумаги

-Никаких потраченных впустую денег на просроченные платежи и финансовые издержки от несвоевременной оплаты счетов

-Нет беспокойства и беспокойства, что вы забываете что-то, например, событие или срок выполнения

-Вы сэкономите время не ища потерянные документы

С чего начинается организация всех документов в доме?

С организации того самого места, где вы будете собирать всю входящую почту, счета и документы для дальнейшей их сортировки. Постоянно здесь бумаги храниться не будут, но, после их поступления сюда, вам нужно будет решить, что с ними делать дальше.

Такой почтовый центр удобно организовать в прихожей, совместить с органайзерами для хранения ключей, например.Рядом с центральным местом в вашем доме, где ваша семья уже сбрасывает бумаги и почту, которые приходят в дом ежедневно, например, на кухонный стол, обеденный стол, у двери и т. д.Рядом с вашей областью хранения файлов (которая может быть картотечным шкафом, переносным ящиком для файлов или, например, в вашем домашнем офисе)

После того, как вы создали центр приема документов в своем доме, создайте и привычку сортировать свою почту ежедневно. Ведь уделить этому нужно будет буквально пару минут.

Нужно рассмотреть всю документацию и быстро принять решение и принятие решения о том, куда он пойдет – сразу в мусорное ведро, в хранение после оплаты, в ящик с самыми важными документами?

Также неизбежная часть организации  на этой неделе – пройти по дому, собрать все документы, почту, бумажки в ваш центр организации почты, чтобы решить, что же вы будете делать с ними дальше.

Как организовать файлы и создать домашнюю систему хранения документов?

Оставшуюся часть следует разделить на документы, которые можно хранить в течение ограниченного времени, например,  страхование автомобиля, гарантии. И хранящиеся постоянно, важные документы, такие как свидетельства о рождении, водительские права, дипломы об образовании.

Документы можно разделить на подкатегории, авто документы, мед карты, документы для техники (если необходимо хранить). Письма, личные, образование, работа, медицина, имущество, налоги, банковские документы, коммунальные счета.

Как их распределить для хранения?

Личные документы

ЛИБО оставляем за основу категорию, например, МЕДИЦИНА, а в ней разделяем по членам семьи

ЛИБО берём за основу членов семьи, а внутри по категориям: личные, образование, медицина и т.д.Налоги, недвижимость, банковские разбираем по годам.

Удобно каждую категорию разложить в папки разного цвета или промаркировать цветом, и обязательно подписать. Это облегчит и ускорит в дальнейшем поиск.

 Способы хранения документов:

 В папках  для документов горизонтально. Например, в выдвижном ящике письменного стола.

Использовать вертикальные накопители – по категориям и с маркировками. Их можно хранить на открытых поверхностях или в шкафу. 

⠀ 

В подвесных папках. Для их организации можно использовать бокс для подвесных папок, с его помощью очень удобно создать каталогизированную систему.

 Не забывайте хотя бы раз в год проводить полную инвентаризацию в вашем домашнем архиве. Конечно, большинство документов остаются с нами на долгие годы, но есть документы, такие как счета, коммунальные платежи, срок действия которых проходит, и хранить их больше не имеет смысла.

Желательно не просто выбрасывать письма, счета и документы, а измельчить их перед этим, чтобы ни у кого не было доступа к вашим персональным данным.

Если сомневаетесь, сделайте копии каких-либо документов, создайте электронный каталог.

Инструкции по эксплуатации чаще всего не имеет смысла сейчас хранить вообще – вся эта информация есть в интернете и вы сможете в любой момент к ней обратиться.

А вот все важные документы имеет смысл отксерокопировать и положить также в отдельную папку – это может сильно выручить вас когда-нибудь, если вдруг не будет возможности оперативно что-то отксерокопировать.

  Хранение самых важных документов

Проверьте, есть ли такой в вашем доме. Сюда пойдут только самые важные документы – паспорта, свидетельства на собственность, страховые полисы и.т.д. То, что вы будете спасать в любой экстренной ситуации в первую очередь. Здесь не должно быть никаких лишних бумаг. Ящик должен быть закрытым и его должно быть просто унести с собой.

Идеальное решение для организации хранения самых необходимых документов – ящик для документов или коробка для документов.